Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: So führen Sie sie richtig

Als Freelancer in Deutschland stehen Sie vor einer wichtigen Entscheidung: Wie führen Sie Ihre Buchhaltung? Für die meisten Selbstständigen ist die Antwort die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Diese vereinfachte Buchhaltungsmethode ist nicht nur gesetzlich erlaubt, sondern auch praktisch und verständlich – genau das, was Sie brauchen, um sich auf Ihr Geschäft zu konzentrieren, anstatt in komplexen Kontenplänen zu versinken.

Die EÜR basiert auf einem einfachen Prinzip: Sie stellen Ihre Einnahmen Ihren Ausgaben gegenüber. Das Ergebnis ist Ihr Gewinn oder Verlust. Keine doppelte Buchführung, keine komplexen Konten, keine Buchhaltungsausbildung nötig. Diese Einfachheit macht sie zur perfekten Wahl für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende, die ihre Zeit lieber in ihr Geschäft investieren als in die Buchhaltung.

Was die EÜR auszeichnet

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist in §4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes geregelt und steht allen Freiberuflern offen, unabhängig von ihrem Umsatz. Für Gewerbetreibende gilt sie, solange der Umsatz unter 600.000 EUR pro Jahr oder der Gewinn unter 60.000 EUR pro Jahr liegt. Das bedeutet: Die überwiegende Mehrheit der Freelancer in Deutschland kann und sollte die EÜR nutzen.

Der größte Vorteil liegt in der Einfachheit. Während die doppelte Buchführung komplexe Kontenpläne, Soll- und Haben-Buchungen und ein tiefes Verständnis der Buchhaltungsprinzipien erfordert, funktioniert die EÜR intuitiv. Sie erfassen, was reinkommt und was rausgeht – mehr nicht. Diese Klarheit macht es auch für Einsteiger möglich, ihre Buchhaltung selbst zu führen, ohne ständig einen Steuerberater konsultieren zu müssen.

Aber Einfachheit bedeutet nicht Unprofessionell. Eine ordnungsgemäß geführte EÜR erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Finanzen. Sie sehen auf einen Blick, wie viel Sie verdienen, wie viel Sie ausgeben und wie viel Gewinn Sie erzielen. Diese Transparenz ist nicht nur für die Steuererklärung wichtig, sondern auch für fundierte Geschäftsentscheidungen.

Was Sie dokumentieren müssen

Die Grundregel ist einfach: Alles, was mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit zu tun hat, muss erfasst werden. Bei den Einnahmen bedeutet das: Jede Rechnung, die Sie stellen, jede Zahlung, die Sie erhalten, jede Einnahmequelle, die Sie haben. Es spielt keine Rolle, ob es sich um 50 EUR oder 5.000 EUR handelt – alles zählt. Auch Barzahlungen dürfen nicht vergessen werden, auch wenn sie manchmal leicht zu übersehen sind.

Bei den Ausgaben ist es ähnlich, aber mit einer wichtigen Einschränkung: Nur geschäftsbezogene Ausgaben zählen. Das bedeutet, Sie müssen zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben unterscheiden. Ein neuer Laptop für die Arbeit? Geschäftlich. Ein neuer Laptop für die Kinder? Privat. Diese Unterscheidung ist manchmal nicht ganz klar, besonders wenn Sie von zu Hause arbeiten, aber sie ist wichtig für eine korrekte Buchhaltung.

Typische geschäftliche Ausgaben umfassen Büromaterial und -ausstattung, Software und Abonnements, professionelle Dienstleistungen wie Steuerberater oder Anwälte, Reisekosten für Geschäftsreisen, Marketing und Werbung, Versicherungen, Miete für Home-Office oder Büro, Internet und Telefon (zumindest der geschäftliche Anteil), Fortbildungen und Geschäftsessen. Die Liste ist lang, aber das Prinzip bleibt gleich: Wenn es für Ihr Geschäft ist, ist es absetzbar.

Die praktische Umsetzung

Die Frage, die sich viele Freelancer stellen, ist: Wie fange ich an? Die gute Nachricht ist, dass es heute einfacher ist als je zuvor. Sie haben im Wesentlichen drei Optionen: Excel oder Google Sheets für die manuelle Erfassung, spezielle Buchhaltungssoftware für die Automatisierung, oder einen Steuerberater für die vollständige Übernahme.

Excel oder Google Sheets sind günstig oder sogar kostenlos und bieten maximale Flexibilität. Sie können Ihre eigenen Tabellen erstellen, Ihre eigenen Formeln verwenden und alles genau so anpassen, wie Sie es möchten. Der Nachteil ist, dass alles manuell ist – Sie müssen jede Transaktion selbst eingeben, jede Berechnung selbst durchführen und selbst dafür sorgen, dass alles korrekt ist. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig, besonders wenn Sie viele Transaktionen haben.

Spezielle Buchhaltungssoftware wie Solobooks automatisiert viele dieser Prozesse. Sie können Belege per App scannen, Bankdaten automatisch importieren, und die Software kategorisiert Ihre Ausgaben automatisch. Rechnungen werden professionell erstellt, Umsatzsteuer automatisch berechnet, und am Ende des Jahres haben Sie alle Daten für Ihre Steuererklärung. Der Aufwand reduziert sich von Stunden pro Woche auf Minuten.

Ein Steuerberater übernimmt alles für Sie, aber das kostet entsprechend. Für die meisten Freelancer ist eine Kombination aus Software und gelegentlicher Beratung die beste Lösung: Die Software übernimmt die tägliche Arbeit, der Steuerberater hilft bei der Steuererklärung oder bei komplexen Fragen.

Belege organisieren und aufbewahren

Einer der wichtigsten Aspekte der EÜR ist die Belegorganisation. Jede Ausgabe muss mit einem Beleg dokumentiert werden – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Die gute Nachricht ist, dass digitale Belege heute vollständig akzeptiert sind. Sie müssen nicht mehr alles ausdrucken und in Ordnern sammeln. Gescannte Belege, PDF-Rechnungen, Fotos von Quittungen – alles ist erlaubt, solange es lesbar und vollständig ist.

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre ab Ende des Steuerjahres. Das klingt lang, aber mit digitaler Speicherung ist es kein Problem. Moderne Buchhaltungssoftware speichert alle Belege automatisch und organisiert sie nach Jahr und Kategorie. Sie müssen nie wieder nach einem Beleg suchen – die Software findet ihn sofort.

Die Organisation ist entscheidend. Ein chaotischer Belegstapel am Jahresende macht die Steuererklärung zur Qual. Besser ist es, Belege sofort nach Erhalt zu erfassen und zu kategorisieren. Das dauert nur Sekunden, wenn Sie es regelmäßig machen, spart aber Stunden am Jahresende. Buchhaltungssoftware macht dies besonders einfach: Sie scannen den Beleg mit der App, die Software erkennt automatisch Betrag, Datum und Händler, und Sie müssen nur noch die Kategorie bestätigen.

Die monatliche Routine

Eine erfolgreiche EÜR-Führung basiert auf Regelmäßigkeit. Die beste Strategie ist es, sich eine Routine anzugewöhnen. Manche Freelancer machen es täglich – sie erfassen neue Rechnungen und Belege sofort, wenn sie anfallen. Andere bevorzugen eine wöchentliche Routine, bei der sie sich einmal pro Woche Zeit nehmen, um alles zu erfassen.

Die Häufigkeit hängt von Ihrem Geschäft ab. Wenn Sie viele Transaktionen haben, ist eine tägliche oder wöchentliche Routine sinnvoll. Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen stellen und Ausgaben haben, reicht vielleicht auch eine monatliche Routine. Wichtig ist, dass Sie eine Routine finden, die zu Ihnen passt und die Sie auch langfristig durchhalten können.

Am Ende jedes Monats sollten Sie eine kurze Übersicht erstellen: Wie viel haben Sie eingenommen? Wie viel haben Sie ausgegeben? Was ist der Überschuss? Diese monatliche Übersicht gibt Ihnen nicht nur einen guten Überblick, sondern macht auch das Jahresende viel einfacher. Wenn Sie jeden Monat auf dem aktuellen Stand sind, müssen Sie am Jahresende nur noch die Monate zusammenfassen.

Häufige Fehler vermeiden

Der häufigste Fehler, den Freelancer bei der EÜR machen, ist das Aufschieben. Belege sammeln sich an, Rechnungen werden nicht erfasst, und am Jahresende steht man vor einem Berg von Papier und weiß nicht, wo anfangen. Die Lösung ist einfach: Nicht aufschieben. Erfassen Sie alles sofort, wenn es anfällt. Es dauert nur Sekunden, wenn Sie es regelmäßig machen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben. Besonders wenn Sie von zu Hause arbeiten, ist die Grenze manchmal unscharf. Ein separates Geschäftskonto kann hier helfen – alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben laufen über dieses Konto, private Finanzen bleiben getrennt. Das macht die Zuordnung viel einfacher und verhindert Fehler.

Kleine Einnahmen werden manchmal vergessen, besonders Barzahlungen. Aber auch kleine Beträge müssen erfasst werden. Die Steuerpflicht macht keinen Unterschied zwischen großen und kleinen Einnahmen. Ein systematisches Vorgehen hilft, nichts zu vergessen.

Belege wegzuwerfen ist ein Fehler, der teuer werden kann. Bei einer Steuerprüfung müssen Sie alle Belege vorlegen können. Wenn Belege fehlen, können Ausgaben nicht anerkannt werden, was zu Steuernachzahlungen führen kann. Die Lösung: Alles digital speichern. Moderne Buchhaltungssoftware macht dies automatisch – Sie scannen den Beleg einmal, und er ist für immer gespeichert und organisiert.

Die Steuererklärung vorbereiten

Am Ende des Jahres müssen Sie Ihre EÜR-Daten für die Steuererklärung aufbereiten. Das bedeutet, Sie fassen alle Einnahmen und Ausgaben zusammen und tragen sie in die Anlage EÜR Ihrer Steuererklärung ein. Die Kategorien in der Anlage EÜR entsprechen im Wesentlichen den Kategorien, die Sie auch in Ihrer Buchhaltung verwenden sollten.

Wenn Sie Buchhaltungssoftware nutzen, ist dieser Schritt besonders einfach. Die Software bereitet alle Daten vor und erstellt einen Export, den Sie direkt in Ihre Steuererklärung übernehmen können. Oder Sie geben die Daten an Ihren Steuerberater weiter, der dann die Steuererklärung für Sie erstellt. In beiden Fällen sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

Die Belege sollten geordnet und leicht auffindbar sein. Bei einer Steuerprüfung müssen Sie alle Belege vorlegen können. Digitale Speicherung macht dies einfach – Sie können alle Belege nach Jahr und Kategorie sortiert speichern und bei Bedarf sofort finden.

Moderne Tools nutzen

Die Buchhaltung hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Was früher Stunden pro Woche dauerte, kann heute in Minuten erledigt werden. Moderne Buchhaltungssoftware wie Solobooks automatisiert die meisten Prozesse: Belege werden per App gescannt und automatisch kategorisiert, Bankdaten werden importiert und Transaktionen automatisch zugeordnet, Rechnungen werden professionell erstellt mit allen Pflichtangaben, und am Ende haben Sie alle Daten für die Steuererklärung.

Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Menschliche Fehler bei der Eingabe oder Berechnung werden eliminiert. Die Software validiert automatisch, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, ob Beträge korrekt sind, und ob Kategorien sinnvoll sind.

Aber die größte Veränderung ist vielleicht die Übersichtlichkeit. Während Excel-Tabellen schnell unübersichtlich werden, bieten moderne Buchhaltungssoftware übersichtliche Dashboards, Grafiken und Auswertungen. Sie sehen auf einen Blick, wie sich Ihr Geschäft entwickelt, welche Ausgabenkategorien am größten sind, und wie sich Ihr Gewinn über die Zeit entwickelt. Diese Einblicke helfen nicht nur bei der Steuererklärung, sondern auch bei fundierten Geschäftsentscheidungen.

Die richtige Balance finden

Die EÜR ist nicht die einzige Buchhaltungsmethode, aber für die meisten Freelancer ist sie die richtige Wahl. Sie bietet die perfekte Balance zwischen Einfachheit und Vollständigkeit. Sie erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, ohne unnötig komplex zu sein.

Die Frage ist nicht, ob Sie die EÜR nutzen sollten – die meisten Freelancer können und sollten es. Die Frage ist, wie Sie sie führen. Manuell mit Excel? Mit spezieller Software? Mit einem Steuerberater? Die Antwort hängt von Ihren Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihrer Zeit ab.

Für die meisten Freelancer ist moderne Buchhaltungssoftware die beste Lösung. Sie bietet die Automatisierung, die Zeit spart, die Übersichtlichkeit, die hilft, und die Professionalität, die Sie brauchen – zu einem Preis, der erschwinglich ist. Tools wie Solobooks sind speziell für Freelancer entwickelt und verstehen die Bedürfnisse von Selbstständigen. Sie machen die EÜR-Führung nicht nur einfacher, sondern auch angenehmer.

Ein System für langfristigen Erfolg

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist mehr als nur eine Buchhaltungsmethode – sie ist ein System, das Ihnen hilft, Ihr Geschäft zu verstehen und zu steuern. Wenn Sie sie richtig führen, gibt sie Ihnen nicht nur die Daten für die Steuererklärung, sondern auch die Einblicke, die Sie brauchen, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Die Investition in die richtigen Tools und Routinen zahlt sich langfristig aus. Zeit, die Sie heute in die Einrichtung eines guten Systems investieren, sparen Sie später vielfach wieder ein. Und die Klarheit über Ihre Finanzen hilft Ihnen nicht nur bei der Steuererklärung, sondern auch dabei, Ihr Geschäft erfolgreich zu führen.

Am Ende geht es nicht darum, die perfekte Buchhaltung zu führen – es geht darum, ein System zu haben, das für Sie funktioniert und das Sie auch langfristig durchhalten können. Die EÜR macht das möglich, und moderne Tools machen es einfach.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung haben oder Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer Buchhaltung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter support@solobooks.de, chatten Sie mit uns in der App oder besuchen Sie unser Hilfe-Center für weitere Anleitungen.

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Zuletzt aktualisiert: 15. Oktober 2025