Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: So führen Sie sie richtig

Für die meisten Selbstständigen ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, die Art, ihren Gewinn zu ermitteln. Das Prinzip ist einfach: Einnahmen minus Ausgaben ergibt den Gewinn. Ein paar Regeln sollten Sie aber kennen, vor allem, wann eine Zahlung in welches Jahr gehört.

Das Wichtigste in Kürze

• Die EÜR ist in § 4 Abs. 3 EStG geregelt. Freiberufler dürfen sie immer nutzen, Gewerbetreibende, solange sie nicht buchführungspflichtig sind.
• Die Grenzen für Gewerbetreibende liegen bei 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn (§ 141 AO).
• Es gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG): Entscheidend ist der Tag der Zahlung.
• Ausnahmen sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel (10-Tage-Regel) und Anschaffungen über 800 Euro, die Sie abschreiben.
• Belege bewahren Sie acht Jahre auf, Aufzeichnungen zehn.
• Die Anlage EÜR übermitteln Sie elektronisch mit Ihrer Einkommensteuererklärung.

Wer die EÜR nutzen darf

Freiberufler dürfen die EÜR unabhängig von Umsatz und Gewinn nutzen. Für sie gibt es keine Buchführungspflicht nach Handelsrecht.

Gewerbetreibende dürfen sie nutzen, solange sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Das Finanzamt verlangt die Buchführung, wenn der Umsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt (§ 141 Abs. 1 AO), und zwar ab dem Wirtschaftsjahr nach seiner Mitteilung. Für Einzelkaufleute im Sinne des Handelsrechts gelten nach § 241a HGB dieselben Grenzen.

Für die meisten Freelancer heißt das: Die EÜR ist die richtige Wahl, und sie bleibt es.

Das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Das ist die wichtigste Regel der EÜR (§ 11 EStG):

• Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem das Geld bei Ihnen ankommt.
• Ausgaben zählen in dem Jahr, in dem Sie zahlen.

Das Rechnungsdatum spielt keine Rolle.

Beispiel: Sie stellen am 15. Dezember 2025 eine Rechnung über 2.000 Euro. Der Kunde zahlt am 8. Januar 2026. Die Einnahme gehört in Ihre EÜR 2026.

Die 10-Tage-Regel

Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gilt eine Ausnahme: Werden sie kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gezahlt, zählen sie in dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Als „kurze Zeit“ gelten nach der Rechtsprechung bis zu 10 Tage.

Beispiel: Sie zahlen die Büromiete für Januar 2026 am 29. Dezember 2025. Sie ist eine Ausgabe für 2026.

Typische Fälle sind Miete, Versicherungsbeiträge und die Umsatzsteuer-Vorauszahlung. Bei der Umsatzsteuer kommt es zusätzlich darauf an, dass auch die Fälligkeit innerhalb der 10 Tage liegt. Fällt der 10. Januar auf ein Wochenende, kann das nicht der Fall sein. Lassen Sie diesen Grenzfall im Zweifel vom Steuerberater prüfen.

Was nicht nach dem Zahlungstag geht

• Anschaffungen über 800 Euro netto schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab. Für Computer und Software ist eine Nutzungsdauer von einem Jahr zulässig.
• Durchlaufende Posten, die Sie im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmen und verausgaben, gehören nicht in die EÜR (§ 4 Abs. 3 Satz 2 EStG).

Und die Umsatzsteuer?

Ohne Kleinunternehmerregelung ist die Umsatzsteuer Teil der EÜR. Die Umsatzsteuer, die Ihre Kunden zahlen, ist eine Einnahme. Die Vorsteuer auf Ihre Einkäufe und Ihre Zahlungen an das Finanzamt sind Ausgaben. Unterm Strich gleicht sich das aus, aber alle Positionen gehören in die Anlage EÜR.

Was Sie aufzeichnen müssen

Alle Einnahmen, auch kleine Beträge und Barzahlungen.

Alle betrieblichen Ausgaben, mit Beleg. Nicht jede betriebliche Ausgabe ist voll abziehbar. Bewirtung zählt nur zu 70 %, Geschenke nur bis 50 Euro pro Empfänger und Jahr, und einige Ausgaben sind ganz ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 EStG). Welche Ausgaben wie zählen, steht in unserem Leitfaden zu steuerlichen Abzügen für Freiberufler.

Anlagegüter über 800 Euro netto in einem Verzeichnis, mit Datum, Kaufpreis und Abschreibung.

Private Ausgaben gehören nicht hinein. Bei gemischter Nutzung, etwa beim Telefon, zählt nur der berufliche Anteil.

Belege organisieren und aufbewahren

Digitale Belege sind voll anerkannt: PDF-Rechnungen, Scans, Fotos von Quittungen, solange sie lesbar und vollständig sind. Die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung stehen in den GoBD der Finanzverwaltung.

Aufbewahrungsfristen (§ 147 Abs. 3 AO):

Unterlagen	Frist
Buchungsbelege, also Rechnungen und Quittungen	8 Jahre
Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse	10 Jahre

Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Eine Routine, die funktioniert

1. Einmal pro Woche Bankumsätze durchgehen und jeder Buchung eine Kategorie geben.
2. Belege sofort anhängen, bevor sie verloren gehen.
3. Einmal im Monat prüfen: Sind alle Rechnungen bezahlt? Was ist der Überschuss bisher?
4. Steuern zurücklegen. Ein fester Prozentsatz jeder Zahlung auf ein separates Konto erspart Überraschungen.

Häufige Fehler

Das Rechnungsdatum statt des Zahlungstags verwenden. In der EÜR zählt die Zahlung.

Aufschieben. Ein Jahr Belege im Februar zu sortieren kostet ein Vielfaches der Zeit, die eine wöchentliche Routine kostet.

Private und betriebliche Zahlungen mischen. Ein eigenes Konto für den Betrieb ist nicht vorgeschrieben, macht die Zuordnung aber viel einfacher.

Bareinnahmen vergessen. Auch kleine Beträge sind steuerpflichtig.

Belege wegwerfen. Fehlt bei einer Prüfung ein Beleg, kann das Finanzamt die Ausgabe streichen.

Teure Anschaffungen sofort absetzen. Über 800 Euro netto wird abgeschrieben, außer bei Computer und Software.

Die Anlage EÜR und die Steuererklärung

Am Jahresende fassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben in der Anlage EÜR zusammen. Sie ist Pflicht und muss elektronisch übermittelt werden, zusammen mit Ihrer Einkommensteuererklärung. Die Frist ist dieselbe: sieben Monate nach Jahresende, für 2025 also der 31. Juli 2026, mit Steuerberater der 1. März 2027.

Wie Solobooks hilft

Solobooks importiert Ihre Bankumsätze, schlägt für jede Buchung eine Kategorie vor und ordnet Zahlungseingänge Ihren Rechnungen zu. Belege hängen Sie direkt an die Buchung. Weil Solobooks mit dem Zahlungsdatum arbeitet, landet jede Buchung im richtigen Jahr.

Am Jahresende erstellt Solobooks aus diesen Buchungen Ihre Anlage EÜR. Sie prüfen die Werte und übermitteln die Anlage direkt aus Solobooks an ELSTER. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater, geben Sie ihm stattdessen einen DATEV-Export.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich als Freiberufler immer die EÜR nutzen? Ja. Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig, unabhängig von Umsatz und Gewinn.

Ab wann muss ich als Gewerbetreibender bilanzieren? Wenn Ihr Umsatz 800.000 Euro oder Ihr Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt und das Finanzamt Sie dazu auffordert.

In welches Jahr gehört eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird? Ins neue Jahr. In der EÜR zählt der Tag der Zahlung.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Buchungsbelege acht Jahre, Aufzeichnungen zehn Jahre.

Muss ich die Anlage EÜR elektronisch abgeben? Ja. Die Anlage EÜR wird elektronisch übermittelt, zusammen mit der Einkommensteuererklärung.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung haben, schreiben Sie uns an support@solobooks.de oder chatten Sie mit uns in der App. Mehr dazu auf unserer Seite zur Buchhaltung mit Solobooks.

Quellen

• § 4 EStG – Gewinnbegriff, Betriebsausgaben
• § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung
• § 141 AO – Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger
• § 241a HGB – Befreiung von der Buchführungspflicht
• § 147 AO – Aufbewahrungsfristen
• BMF – GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

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Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026