Professionelle Rechnungen in Deutschland erstellen: Rechtliche Anforderungen

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für Ihren Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für Sie ein Buchungsbeleg. Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die Vorsteuer verlieren und eine Korrektur verlangen. Dieser Leitfaden zeigt, was auf eine Rechnung gehört und was nicht.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Bankverbindung und Zahlungsziel gehören nicht dazu.
• Es genügt die Steuernummer oder die USt-IdNr.
• Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Lücken sind erlaubt, ein Neustart pro Jahr auch.
• Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben (Kleinbetragsrechnung).
• E-Rechnungen müssen seit 2025 alle Unternehmen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028.
• Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf.

Pflichtangaben

Eine Rechnung über mehr als 250 Euro muss enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

1. Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. Eine der beiden genügt.
3. das Rechnungsdatum
4. eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
6. den Zeitpunkt der Leistung (Datum oder Zeitraum), auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (dann genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“)
7. das Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen, und vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto
8. den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Die USt-IdNr Ihres Kunden brauchen Sie nur in besonderen Fällen, vor allem bei Reverse-Charge und bei Lieferungen in andere EU-Länder.

Keine Pflichtangaben sind Bankverbindung, Zahlungsziel, Fälligkeitsdatum und Logo. Sie sind trotzdem sinnvoll, weil Ihr Kunde ohne sie nicht weiß, wohin und bis wann er zahlen soll.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro genügen (§ 33 UStDV):

• Name und Anschrift von Ihnen
• Rechnungsdatum
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• Gesamtbetrag einschließlich Steuer und der Steuersatz, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Steuernummer, Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind hier nicht vorgeschrieben.

Rechnungsnummern

Was das Gesetz verlangt

Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Einmalig ist der entscheidende Punkt: Keine Nummer darf zweimal vorkommen.

• Lücken sind kein Verstoß. Eine lückenlose Folge verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht. Ungeklärte Lücken können bei einer Prüfung allerdings Fragen auslösen, halten Sie den Grund deshalb fest.
• Ein Neustart pro Jahr ist erlaubt, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist, etwa RE-2026-001.
• Das Format ist frei: Buchstaben, Zahlen, Trennzeichen.

Bewährte Formate

• mit Jahr: RE-2026-001, RE-2026-002
• mit Jahr und Monat: RE-2026-10-001
• einfach fortlaufend: 1001, 1002, 1003

Vermeiden Sie Kundennamen in der Nummer.

Fehler korrigieren

Eine gestellte Rechnung löschen oder überschreiben Sie nicht. Stattdessen:

• Stornorechnung: Sie heben die alte Rechnung mit einer neuen Rechnung über den negativen Betrag auf und stellen danach eine neue, korrekte Rechnung aus. Alle drei bekommen eigene Nummern.
• Rechnungskorrektur: Fehlt nur eine Angabe, können Sie ein Korrekturdokument ausstellen, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Nennen Sie eine Stornorechnung nicht „Gutschrift“. Eine Gutschrift ist im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die Ihr Kunde für Sie ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG).

Umsatzsteuer auf Rechnungen

Als Kleinunternehmer

Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und weisen auf die Befreiung hin (§ 34a UStDV).

Beispiel:

Gesamt: 1.000,00 EUR
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Mit Regelbesteuerung

Beispiel:

Nettobetrag: 1.000,00 EUR
Umsatzsteuer (19 %): 190,00 EUR
Gesamt: 1.190,00 EUR

Mehr zu Steuersätzen, Kleinunternehmerregelung und Auslandsfällen steht im Leitfaden zur Umsatzsteuer für Freiberufler.

E-Rechnung: was ab wann gilt

Seit dem 1. Januar 2025 bedeutet „E-Rechnung“ im Umsatzsteuerrecht eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt:

Rechtsgrundlage ist die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG.

Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

Diese dürfen auch künftig als Papier- oder PDF-Rechnung verschickt werden.

Aufbewahrung

Rechnungen, die Sie schreiben und die Sie erhalten, bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, also die XML-Datei, nicht nur einen Ausdruck.

Internationale Rechnungen

Geschäftskunden in anderen EU-Ländern

• Ihre USt-IdNr und die Ihres Kunden
• keine deutsche Umsatzsteuer
• der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 UStG)

Kunden außerhalb der EU

Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU sind in Deutschland nicht steuerbar. Schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern einen Hinweis wie „nicht im Inland steuerbar“. Bewahren Sie Nachweise auf, dass Ihr Kunde ein Unternehmen ist.

Bei Privatkunden außerhalb der EU und bei Warenlieferungen gelten andere Regeln. Lassen Sie sich hier im Einzelfall beraten.

Zahlungsbedingungen und Verzug

Übliche Formulierungen

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“
• „Zahlbar bis zum 15.11.2026“

Wenn der Kunde nicht zahlt

Verzugszinsen stehen Ihnen kraft Gesetzes zu. Sie müssen sie nicht auf der Rechnung ankündigen (§ 288 BGB):

In Verzug ist ein Kunde nach einer Mahnung, oder ohne Mahnung, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie auf der Rechnung darauf hingewiesen haben (§ 286 Abs. 3 BGB).

Häufige Fehler

• Weder Steuernummer noch USt-IdNr auf der Rechnung.
• Leistungszeitpunkt fehlt.
• Doppelt vergebene Rechnungsnummern.
• Bruttobetrag ohne Aufschlüsselung in Netto, Steuersatz und Steuer.
• Rechnungen löschen statt stornieren.
• Deutsche Umsatzsteuer bei Reverse-Charge ausweisen. Dann schulden Sie sie trotzdem.

Wie Solobooks hilft

In Solobooks erstellen Sie Rechnungen mit allen Pflichtangaben aus Ihrem Profil. Solobooks vergibt die Rechnungsnummern fortlaufend, rechnet die Umsatzsteuer für den gewählten Steuersatz aus, verschickt die Rechnung als PDF per E-Mail und verfolgt, ob sie bezahlt ist. Zahlungserinnerungen senden Sie mit einem Klick.

XRechnung oder ZUGFeRD erstellt Solobooks derzeit nicht. Für Privatkunden, Kleinbeträge und Kleinunternehmer spielt das keine Rolle. Für andere Geschäftskunden brauchen Sie ab 2027 oder 2028, je nach Ihrem Umsatz, eine Lösung für E-Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen

Muss die Bankverbindung auf die Rechnung? Gesetzlich nicht. Praktisch schon, sonst weiß Ihr Kunde nicht, wohin er zahlen soll.

Brauche ich Steuernummer und USt-IdNr? Nein, eine der beiden genügt. Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern brauchen Sie die USt-IdNr.

Darf meine Rechnungsnummer jedes Jahr neu beginnen? Ja, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist und jede Nummer einmalig bleibt.

Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027, sonst ab 2028. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zur Rechnungsstellung haben:

• E-Mail: support@solobooks.de
• Chat mit uns in der App

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln zur E-Rechnung
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
• § 147 AO – Aufbewahrungsfristen
• § 286 BGB – Verzug und § 288 BGB – Verzugszinsen
• BMF – FAQ zur E-Rechnung

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026