Umsatzsteuer für Freiberufler verstehen: Wann müssen Sie sie ausweisen?

Umsatzsteuer ist für die meisten Freiberufler ein durchlaufender Posten: Sie stellen sie Ihren Kunden in Rechnung und reichen sie an das Finanzamt weiter, abzüglich der Umsatzsteuer, die Sie selbst gezahlt haben. Dieser Leitfaden erklärt, wann Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert und was bei Kunden im Ausland gilt.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Regelsatz ist 19 %, der ermäßigte Satz 7 % (§ 12 UStG).
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 UStG).
• Wer Umsatzsteuer ausweist, gibt Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab: vierteljährlich, monatlich bei mehr als 9.000 Euro Steuer im Vorjahr (§ 18 Abs. 2 UStG).
• In der Voranmeldung stehen Nettobeträge, nicht Bruttoumsätze.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag, nicht das Finanzamt.
• Für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf den Verbrauch. Unternehmen schlagen sie auf ihre Preise auf, ziehen die Umsatzsteuer ab, die sie selbst an Lieferanten gezahlt haben (die Vorsteuer), und zahlen die Differenz an das Finanzamt. Wirtschaftlich trägt sie der Endkunde.

Die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer.

Voraussetzungen

Sie können sie nutzen, wenn Ihr Gesamtumsatz:

• im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und
• im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt.

Im Jahr der Gründung gilt nur eine Grenze: höchstens 25.000 Euro im laufenden Jahr (BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschn. 19.1 Abs. 3 UStAE).

Wird die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung sofort. Schon der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist in voller Höhe steuerpflichtig.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen
• Keine Voranmeldungen und seit 2025 in der Regel auch keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung
• Für Privatkunden wirkt Ihr Preis 19 % günstiger

Nachteile:

• Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe bleibt bei Ihnen hängen
• Für Geschäftskunden kein Preisvorteil, weil diese die Umsatzsteuer ohnehin zurückbekommen

Wann sich die Regelung lohnt

Die Kleinunternehmerregelung passt meist, wenn:

• Ihre Kunden überwiegend Privatpersonen sind
• Sie wenige Ausgaben mit Umsatzsteuer haben
• Sie keine großen Investitionen planen

Wer vor allem für Unternehmen arbeitet oder viel investiert, fährt oft mit der Regelbesteuerung besser. Rechnen Sie beide Varianten durch, bevor Sie sich entscheiden. Wer freiwillig verzichtet, ist fünf Jahre daran gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Wann Sie Umsatzsteuer ausweisen müssen

Die Regelbesteuerung gilt:

• ab dem 1. Januar, wenn Ihr Vorjahresumsatz 25.000 Euro überschritten hat
• sofort, wenn Ihr laufender Umsatz 100.000 Euro überschreitet, schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet
• wenn Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten
• von Anfang an, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht wählen

Einen Antrag brauchen Sie dafür nicht. Die Regelbesteuerung tritt kraft Gesetzes ein. Sie müssen ab dann Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben.

Die Einfuhr von Waren aus dem Nicht-EU-Ausland ändert daran nichts. Die Einfuhrumsatzsteuer erhebt der Zoll, und sie beendet die Kleinunternehmerregelung nicht.

Steuernummer und USt-IdNr

• Die Steuernummer vergibt Ihr Finanzamt. Unter ihr geben Sie Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärungen ab, auch die Voranmeldungen.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) vergibt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag (§ 27a UStG). Sie brauchen sie vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Auch Kleinunternehmer können eine bekommen.

Auf Ihren Rechnungen muss eine der beiden Nummern stehen, die Steuernummer oder die USt-IdNr (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern brauchen Sie die USt-IdNr.

Umsatzsteuersätze in Deutschland

Regelsatz: 19 %

Gilt für die meisten Leistungen, darunter:

• Beratung, Design, Programmierung, Texte und andere Dienstleistungen
• Software und digitale Produkte
• Getränke, auch im Restaurant

Ermäßigter Satz: 7 %

Gilt unter anderem für:

• Bücher und Zeitungen, auch elektronisch
• die meisten Lebensmittel
• Speisen im Restaurant seit dem 1. Januar 2026 (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Getränke bleiben bei 19 %.
• Personennahverkehr
• Übernachtungen im Hotel

Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug

Es gibt in Deutschland keinen allgemeinen „Nullsatz“. Bestimmte Umsätze sind stattdessen steuerfrei, und Sie dürfen die Vorsteuer trotzdem abziehen (§ 4 Nr. 1 UStG):

• Ausfuhrlieferungen, also Waren an Kunden außerhalb der EU
• innergemeinschaftliche Lieferungen, also Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern, mit deren USt-IdNr

Umsatzsteuer auf Rechnungen

Als Kleinunternehmer

Ihre Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus und enthält einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Beispiel:

Leistung: Website-Design
Betrag: 1.000,00 EUR
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Gesamt: 1.000,00 EUR

Mit Regelbesteuerung

Ihre Rechnungen müssen unter anderem enthalten:

• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr
• den Nettobetrag
• den Steuersatz (19 % oder 7 %)
• den Umsatzsteuerbetrag
• den Gesamtbetrag

Beispiel:

Leistung: Website-Design
Nettobetrag: 1.000,00 EUR
Umsatzsteuer (19 %): 190,00 EUR
Gesamt: 1.190,00 EUR

Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht im Leitfaden zu professionellen Rechnungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Wie oft

Im Gründungsjahr und im Folgejahr gilt grundsätzlich die monatliche Abgabe. Für die Jahre 2021 bis 2026 ist sie ausgesetzt: Dann entscheidet die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres (§ 18 Abs. 2 UStG).

Fristen

Die Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig, und bis dahin ist auch die Zahlung fällig.

Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Mit einer Dauerfristverlängerung haben Sie einen Monat länger Zeit. Wie das geht, steht in unserer Anleitung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Was Sie melden

• die Nettobeträge Ihrer Umsätze, getrennt nach Steuersatz (Bemessungsgrundlagen)
• steuerfreie Umsätze und Umsätze mit Reverse-Charge
• die abziehbare Vorsteuer
• daraus ergibt sich die Zahllast oder Erstattung

Die Umsatzsteuer auf Ihre Inlandsumsätze errechnet ELSTER aus den Nettobeträgen.

Zusätzlich geben Sie nach Ablauf des Jahres eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab.

Vorsteuer

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Ihnen andere Unternehmen in Rechnung stellen. Mit Regelbesteuerung ziehen Sie sie von Ihrer eigenen Umsatzsteuer ab.

Abziehbar ist die Vorsteuer auf fast alle beruflichen Ausgaben: Arbeitsmittel, Software, Beratung, Reisen, Werbung.

Voraussetzungen (§ 15 UStG):

• eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer
• die Leistung ist für Ihr Unternehmen bezogen
• die Leistung ist erbracht, bei Anzahlungen die Zahlung geleistet

Kunden im Ausland

Unternehmen in anderen EU-Ländern

Bei Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liegt der Leistungsort beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG). Der Kunde schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land (Reverse-Charge).

Für Sie heißt das:

• Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer
• auf der Rechnung Ihre USt-IdNr und die des Kunden
• der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 UStG)
• die Umsätze in der Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung angeben

Prüfen Sie die USt-IdNr des Kunden vorher, zum Beispiel über die Bestätigungsabfrage des Bundeszentralamts für Steuern.

Eine Registrierung im Ausland ist die Ausnahme, etwa bei digitalen Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern. Dafür gibt es das OSS-Verfahren.

Kunden außerhalb der EU

Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU sind in Deutschland nicht steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie weisen keine Umsatzsteuer aus, schreiben auf die Rechnung „nicht im Inland steuerbar“ und melden den Umsatz trotzdem in der Voranmeldung.

Bei Privatkunden außerhalb der EU hängt es von der Art der Leistung ab. Hier lohnt sich ein Blick mit dem Steuerberater auf den konkreten Fall.

Häufige Fehler

Die Grenze überschreiten, ohne es zu merken. Behalten Sie Ihren Umsatz im Blick, vor allem gegen Jahresende.

Bruttobeträge in die Voranmeldung eintragen. ELSTER berechnet die Steuer aus dem Betrag, den Sie eintragen. Ein Bruttobetrag wird dann ein zweites Mal besteuert.

Fristen verpassen. Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen, bei verspäteter Zahlung fallen Säumniszuschläge an.

Belege nicht aufbewahren. Rechnungen, ausgehende wie eingehende, bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 AO).

Reverse-Charge-Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer. Dann schulden Sie die ausgewiesene Steuer trotzdem.

Tipps

Umsatzsteuer sofort zurücklegen. Die Umsatzsteuer in Ihren Zahlungseingängen gehört nicht Ihnen. Bei 19 % ist das gut ein Sechstel jeder Bruttozahlung (19/119).

Steuerberater bei Auslandsfällen. Leistungsort, Reverse-Charge und OSS hängen vom Einzelfall ab. Ein Steuerberater sollte sich ansehen, was Sie genau leisten, an wen und wohin.

Wie Solobooks hilft

Solobooks rechnet die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus, wenn Sie den Steuersatz für eine Position wählen, und erfasst die Vorsteuer auf Ihren Ausgaben. Aus diesen Buchungen erstellt Solobooks Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Sie prüfen die Werte und übermitteln die Voranmeldung direkt an ELSTER. Rückt eine Frist näher, erinnert Solobooks Sie daran.

Häufig gestellte Fragen

Ab wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen? Ab dem 1. Januar, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 25.000 Euro lag, oder sofort, sobald Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro überschreitet.

Muss ich die Regelbesteuerung beantragen? Nein. Sie gilt kraft Gesetzes, sobald die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung entfallen.

Wer vergibt die USt-IdNr? Das Bundeszentralamt für Steuern, auf Antrag.

Muss auf meiner Rechnung die USt-IdNr stehen? Steuernummer oder USt-IdNr genügt. Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern brauchen Sie die USt-IdNr.

Welcher Steuersatz gilt im Restaurant? Seit 2026 gelten 7 % für Speisen und 19 % für Getränke.

Wie oft muss ich die Voranmeldung abgeben? Vierteljährlich, oder monatlich, wenn Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro lag.

Benötigen Sie Hilfe?

Wenn Sie Fragen zur Umsatzsteuer haben:

• E-Mail: support@solobooks.de
• Chat mit uns in der App

Quellen

• § 19 UStG – Kleinunternehmer
• § 12 UStG – Steuersätze
• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren (Voranmeldung)
• § 3a UStG – Ort der sonstigen Leistung
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen
• § 27a UStG – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025 – Kleinunternehmer (§ 19, § 19a UStG)

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026