Umsatzsteuer-Voranmeldung bei ELSTER einreichen

Wenn Sie Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, melden Sie dem Finanzamt regelmäßig, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen und wie viel Vorsteuer Sie gezahlt haben. Das ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung, kurz USt-VA. Sie wird elektronisch über ELSTER übermittelt, die Online-Plattform der Finanzverwaltung.

Diese Anleitung zeigt, wer abgeben muss, bis wann, was in die Voranmeldung gehört und wie Sie sie übermitteln: selbst über Mein ELSTER oder direkt aus Solobooks.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Voranmeldung geben alle ab, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
• Sie ist vierteljährlich fällig, monatlich, wenn Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 9.000 Euro betrug (§ 18 Abs. 2 UStG).
• Frist ist der 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums. Bis dahin muss auch die Zahlung beim Finanzamt sein.
• Mit einer Dauerfristverlängerung haben Sie einen Monat mehr Zeit. Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung.
• In die Voranmeldung gehören Nettobeträge. Die Umsatzsteuer auf Inlandsumsätze rechnet ELSTER selbst aus.
• Die Übermittlung ist elektronisch Pflicht. Papier gibt es nur auf Antrag in Härtefällen.

Wer eine Voranmeldung abgeben muss

Jeder Unternehmer, der Umsatzsteuer schuldet, also jeder ohne Kleinunternehmerregelung (§ 18 Abs. 1 UStG). Kleinunternehmer geben keine Voranmeldungen ab.

Wie oft, hängt von Ihrer Umsatzsteuer im Vorjahr ab (§ 18 Abs. 2 UStG):

Umsatzsteuer im Vorjahr	Voranmeldungszeitraum
mehr als 9.000 Euro	Kalendermonat
bis 9.000 Euro	Kalendervierteljahr
bis 2.000 Euro	Das Finanzamt kann Sie ganz von Voranmeldungen befreien.

Im Gründungsjahr und im Folgejahr gilt grundsätzlich der Kalendermonat. Für die Jahre 2021 bis 2026 ist diese Regel ausgesetzt: Dann entscheidet die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres.

Auch in einem Zeitraum ohne Umsätze geben Sie eine Voranmeldung ab, dann eben mit null. Welcher Zeitraum für Sie gilt, teilt Ihnen das Finanzamt mit.

Fristen

Die Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, und die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG).

Zeitraum	Fällig am
Januar	10. Februar
Februar	10. März
…	…
Dezember	10. Januar
1. Quartal	10. April
2. Quartal	10. Juli
3. Quartal	10. Oktober
4. Quartal	10. Januar

Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Zu spät gezahlt: Für jeden angefangenen Monat fällt ein Säumniszuschlag von 1 % des auf 50 Euro abgerundeten Betrags an (§ 240 AO). Zu spät abgegeben: Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO).

Tipp: Erteilen Sie dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat. Dann wird die Zahllast zum Fälligkeitstag eingezogen, und Sie können die Zahlung nicht vergessen.

Dauerfristverlängerung

Mit einer Dauerfristverlängerung verschieben sich Abgabe und Zahlung um einen Monat (§ 46 UStDV). Die Voranmeldung für Januar ist dann am 10. März fällig statt am 10. Februar.

So beantragen Sie sie: elektronisch über ELSTER, mit dem Formular für Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung. Der Antrag muss bis zu dem Tag gestellt werden, an dem die erste Voranmeldung fällig wäre, für die er gelten soll (§ 48 Abs. 1 UStDV). Für ein ganzes Jahr also bis zum 10. Februar, bei Quartalszahlern bis zum 10. April. Einmal gewährt, gilt die Verlängerung auch für die Folgejahre, bis Sie sie zurücknehmen oder das Finanzamt sie widerruft.

Sondervorauszahlung bei monatlicher Abgabe: Wer monatlich abgibt, zahlt dafür einmal im Jahr eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV). Sie wird mit der Voranmeldung für Dezember verrechnet (Kennzahl 39). Wer vierteljährlich abgibt, zahlt keine Sondervorauszahlung.

Beispiel: Ihre Vorauszahlungen 2025 betrugen zusammen 22.000 Euro. Für 2026 zahlen Sie eine Sondervorauszahlung von 22.000 ÷ 11 = 2.000 Euro. In der Voranmeldung für Dezember 2026 ziehen Sie die 2.000 Euro wieder ab.

Was in die Voranmeldung gehört

Die Voranmeldung arbeitet mit Kennzahlen (Kz). Für die meisten Freiberufler reichen wenige:

Kennzahl	Inhalt
81	Nettobetrag der Umsätze zu 19 %
86	Nettobetrag der Umsätze zu 7 %
21	Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern (Reverse-Charge), netto
41	Lieferungen von Waren an Unternehmen in anderen EU-Ländern, netto
43	weitere steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug, etwa Ausfuhren
45	übrige nicht im Inland steuerbare Umsätze, etwa Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU
48	steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug
46 / 47	Dienstleistungen, die Sie von Unternehmen aus anderen EU-Ländern bezogen haben: Nettobetrag und die darauf geschuldete Steuer
84 / 85	andere Leistungen, für die Sie als Empfänger die Steuer schulden, etwa von Unternehmen außerhalb der EU
66	Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmer
67	Vorsteuer aus Leistungen, für die Sie die Steuer schulden (Kz 47 und 85)
39	Abzug der Sondervorauszahlung, in der Regel nur im Dezember
83	verbleibende Vorauszahlung oder Erstattung

Beispiel für ein Quartal: Sie haben 12.000 Euro netto zu 19 % abgerechnet und Rechnungen mit 600 Euro Vorsteuer erhalten.

• Kz 81: 12.000 (nicht 2.280 und nicht 14.280)
• ELSTER errechnet daraus 2.280 Euro Umsatzsteuer
• Kz 66: 600
• Kz 83: 2.280 − 600 = 1.680 Euro Zahllast

Ein Software-Abo von einem Anbieter aus einem anderen EU-Land, etwa 100 Euro netto im Monat, gehört in Kz 46 (100) und Kz 47 (19). Dieselben 19 Euro ziehen Sie in Kz 67 wieder ab. Für Sie ist das ein Nullsummenspiel, die Meldung ist trotzdem Pflicht.

Weg 1: Selbst über Mein ELSTER

1. Anmelden auf elster.de mit Ihrem Mein-ELSTER-Konto, zum Beispiel per Zertifikatsdatei oder Personalausweis.
2. Formular öffnen: die Umsatzsteuer-Voranmeldung für das richtige Jahr.
3. Zeitraum wählen: Monat oder Quartal.
4. Kennzahlen eintragen, mit Nettobeträgen.
5. Prüfen: ELSTER zeigt Fehler und Hinweise an, bevor Sie absenden.
6. Absenden und das Übertragungsprotokoll als PDF speichern.
7. Zahlen bis zum Fälligkeitstag, falls kein Lastschriftmandat besteht.

Die Zahlen nehmen Sie aus Ihrer Buchhaltung. Wichtig ist, dass jede Einnahme und jede Ausgabe mit dem richtigen Steuersatz erfasst ist.

Weg 2: Direkt aus Solobooks

Wenn Sie Ihre Buchhaltung in Solobooks führen, erstellt Solobooks die Voranmeldung aus Ihren Buchungen, und Sie übermitteln sie mit einem Klick an das Finanzamt.

Einmal einrichten

1. Umsatzsteuer-Einstellungen: Unter Einstellungen → USt & Steuern wählen Sie „Ich bin umsatzsteuerpflichtig“, tragen Ihre USt-IdNr ein und wählen den Anmeldezeitraum, monatlich oder vierteljährlich.
2. Steuernummer: Ihre Steuernummer hinterlegen Sie im Profil. Unter ihr wird die Voranmeldung übermittelt.
3. ELSTER-Zertifikat: Laden Sie unter USt & Steuern Ihre Zertifikatsdatei aus Mein ELSTER (.pfx oder .p12) hoch und geben Sie das Passwort ein. Solobooks übermittelt die Voranmeldung mit Ihrem Zertifikat, also in Ihrem Namen.

Jeden Monat oder jedes Quartal

1. Entwurf prüfen. Solobooks legt für jeden Zeitraum automatisch eine Voranmeldung an. Sie finden sie unter Steuern → USt-Voranmeldungen im Reiter „Anstehend“, mit Fälligkeitsdatum. Rückt die Frist näher, erhalten Sie eine Erinnerung per E-Mail.
2. Details ansehen. Unter „Details“ sehen Sie, was übermittelt wird: Inlandsumsätze netto und Umsatzsteuer, Vorsteuer, Umsätze an Unternehmen in anderen EU-Ländern, Leistungen von Unternehmen aus dem Ausland und die verbleibende Zahllast oder Erstattung. Testen und übermitteln können Sie, sobald der Zeitraum vorbei ist.
3. Testbericht. Mit „Testbericht“ schickt Solobooks die Voranmeldung im Testmodus an ELSTER. Sie bekommen eine PDF-Vorschau zurück, übermittelt wird nichts.
4. Übermitteln. Mit „An Finanzamt übermitteln“ geht die Voranmeldung an Ihr Finanzamt. Sie wechselt in den Reiter „Eingereicht“, und das Übertragungsprotokoll steht als PDF bereit.
5. Zahlen bis zum Fälligkeitstag, falls kein Lastschriftmandat besteht.

Lehnt ELSTER die Übermittlung ab, zeigt Solobooks die Voranmeldung mit dem Status „Fehler“ und der Meldung an. Korrigieren Sie die Ursache und übermitteln Sie erneut.

Auch die Zusammenfassende Meldung für Umsätze an Unternehmen in anderen EU-Ländern legt Solobooks quartalsweise an und übermittelt sie auf dieselbe Weise.

Was Sie wissen sollten

• Zahlungsdatum zählt. Solobooks ordnet Einnahmen und Ausgaben nach dem Datum der Buchung zu, bei Rechnungen nach dem Tag der Zahlung. Das passt zur Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung, § 20 UStG), die Freiberufler beantragen können. Versteuern Sie nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung), prüfen Sie die Werte vor dem Absenden.
• Steuersatz pro Buchung. Die Voranmeldung ist nur so gut wie die Steuersätze in Ihren Buchungen. Prüfen Sie vor allem Auslandsumsätze und Reverse-Charge-Ausgaben.

Häufige Fehler

• Bruttobeträge oder die Steuer in Kz 81. Dort gehört der Nettobetrag hin.
• Reverse-Charge vergessen. Software-Abos und Werbung von Anbietern aus anderen EU-Ländern gehören in Kz 46 und 47, auch wenn sich die Steuer mit Kz 67 aufhebt.
• Vorsteuer ohne ordnungsgemäße Rechnung. Ohne Rechnung mit gesondert ausgewiesener Steuer kein Vorsteuerabzug.
• Nullmeldung vergessen. Auch ohne Umsätze ist eine Voranmeldung fällig.
• Abgeben und nicht zahlen. Die Voranmeldung ersetzt die Zahlung nicht, es sei denn, das Finanzamt zieht per Lastschrift ein.

Fehler entdeckt? Berichtigte Voranmeldung

Haben Sie eine falsche Voranmeldung übermittelt, geben Sie für denselben Zeitraum eine berichtigte Anmeldung ab, in ELSTER über Kennzahl 10. Darin stehen die vollständigen, korrigierten Werte, nicht nur die Differenz. Ist das Jahr schon abgeschlossen, können Sie die Korrektur auch in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung vornehmen.

Aufbewahrung

Bewahren Sie das Übertragungsprotokoll zusammen mit Ihren Unterlagen auf. Rechnungen und andere Buchungsbelege: acht Jahre, Aufzeichnungen: zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG).

Häufig gestellte Fragen

Bis wann muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben? Bis zum 10. Tag nach Ende des Monats oder Quartals. Mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.

Muss ich monatlich oder vierteljährlich abgeben? Monatlich, wenn Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro lag, sonst vierteljährlich.

Muss ich auch abgeben, wenn ich keine Umsätze hatte? Ja. Dann übermitteln Sie eine Voranmeldung mit null.

Was trage ich in Kennzahl 81 ein? Den Nettobetrag Ihrer Umsätze zum Steuersatz von 19 %. ELSTER rechnet die Steuer selbst aus.

Was kostet die Dauerfristverlängerung? Wer vierteljährlich abgibt, nichts. Wer monatlich abgibt, leistet eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahreszahlungen, die im Dezember verrechnet wird.

Brauche ich für die Übermittlung aus Solobooks ein ELSTER-Zertifikat? Ja. Solobooks übermittelt die Voranmeldung mit Ihrer Zertifikatsdatei aus Mein ELSTER in Ihrem Namen.

Kann ich die Voranmeldung auf Papier abgeben? Nur, wenn das Finanzamt das auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten erlaubt.

Benötigen Sie Hilfe?

• E-Mail: support@solobooks.de
• Chat mit uns in der App

Mehr dazu auf unserer Seite zur Buchhaltung mit Solobooks. Grundlagen zu Steuersätzen, Kleinunternehmerregelung und Reverse-Charge stehen im Leitfaden Umsatzsteuer für Freiberufler verstehen.

Quellen

• § 18 UStG – Besteuerungsverfahren (Voranmeldung)
• §§ 46–48 UStDV – Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung
• § 20 UStG – Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten
• § 108 AO – Fristen und Termine
• § 240 AO – Säumniszuschläge
• § 152 AO – Verspätungszuschlag
• § 147 AO – Aufbewahrungsfristen
• ELSTER – Das Online-Finanzamt

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

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Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026