Rechnung erstellen als Kleinunternehmer: Wann der Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll ist

Sie haben als Kleinunternehmer gestartet, Ihre ersten Rechnungen geschrieben, und das Geschäft läuft. Irgendwann stellt sich die Frage: Sollte ich zur Regelbesteuerung wechseln? Vielleicht nähern Sie sich der Umsatzgrenze, vielleicht erwarten Geschäftskunden Umsatzsteuer auf der Rechnung, oder Sie ärgern sich über den fehlenden Vorsteuerabzug bei teuren Anschaffungen.

Dieser Leitfaden erklärt, wann der Wechsel Pflicht wird, wann er freiwillig Sinn ergibt und wie Sie den Übergang Schritt für Schritt vorbereiten.

Das Wichtigste in Kürze

Die Kleinunternehmerregelung endet zum 1. Januar, wenn Ihr Vorjahresumsatz 25.000 Euro überschritten hat.
Sie endet sofort, wenn Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro überschreitet. Schon der Umsatz, der die Grenze überschreitet, ist in voller Höhe steuerpflichtig.
Ein freiwilliger Verzicht gilt ab Beginn eines Kalenderjahres und bindet Sie fünf Jahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
Nach dem Wechsel geben Sie Voranmeldungen vierteljährlich oder monatlich ab, je nach Höhe der Umsatzsteuer. Die monatliche Pflicht in den ersten beiden Jahren gilt nur bei Neugründung.
Eine USt-IdNr können auch Kleinunternehmer beantragen.
Für Anschaffungen aus der Kleinunternehmerzeit kann eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG in Frage kommen.

Wann der Wechsel Pflicht wird

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist an Umsatzgrenzen gebunden. Werden sie überschritten, gilt die Regelbesteuerung kraft Gesetzes. Ein Antrag ist dafür nicht nötig.

Die Umsatzgrenzen

25.000 Euro im Vorjahr: Hat Ihr Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr diese Grenze überschritten, gilt ab dem 1. Januar die Regelbesteuerung.
100.000 Euro im laufenden Jahr: Wird diese Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort.
Im Gründungsjahr gilt nur eine Grenze: 25.000 Euro im laufenden Jahr (BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschn. 19.1 Abs. 3 UStAE).

Es zählt der Gesamtumsatz, nicht der Gewinn, und zwar nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG). Alle Umsätze aus Ihren selbstständigen Tätigkeiten werden zusammengerechnet.

Grenzen seit 1. Januar 2025: Bis Ende 2024 galten 22.000 Euro (Vorjahr, brutto) und 50.000 Euro (Prognose für das laufende Jahr). Seit dem Jahressteuergesetz 2024 gelten 25.000 Euro und 100.000 Euro, und zwar als Nettowerte. Ältere Ratgeber nennen häufig noch die alten Zahlen.

Was passiert, wenn Sie 100.000 Euro überschreiten?

Früher lief der Kleinunternehmerstatus bis zum Jahresende weiter. Das gilt seit 2025 nicht mehr.

Überschreiten Sie im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, endet die Kleinunternehmerregelung in diesem Moment. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist in voller Höhe steuerpflichtig. Er wird nicht aufgeteilt (BMF-Schreiben vom 18.03.2025, Abschn. 19.1 Abs. 2 UStAE).

Beispiel aus dem BMF-Schreiben: Unternehmer A hatte im Vorjahr 20.000 Euro Umsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 Euro und zahlt sofort. Mit dieser Zahlung überschreitet A die 100.000 Euro. Der gesamte Umsatz von 40.000 Euro unterliegt der Regelbesteuerung, nicht nur der Teil über der Grenze.

In der Praxis heißt das:

Die Rechnung, die Sie über die Grenze bringt, weist bereits Umsatzsteuer aus.
Alle weiteren Rechnungen ebenfalls.
Ab diesem Zeitpunkt gelten die normalen Erklärungspflichten. Sie geben Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und für das Jahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Wer die Grenze überschreitet und es erst Wochen später merkt, hat bereits Rechnungen ohne Umsatzsteuer geschrieben, die eigentlich steuerpflichtig waren, und schuldet die Steuer trotzdem. Behalten Sie den laufenden Umsatz deshalb im Blick, sobald er sich der Grenze nähert.

Wann der freiwillige Wechsel sinnvoll ist

Auch unter den Grenzen kann ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung die bessere Wahl sein.

Sie arbeiten hauptsächlich mit Geschäftskunden

Geschäftskunden ziehen die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen als Vorsteuer ab. Für sie ändert sich am Preis effektiv nichts. Manche Unternehmen erwarten trotzdem Rechnungen mit Umsatzsteuer, etwa weil ihre Abläufe darauf ausgerichtet sind.

Sie haben hohe Geschäftsausgaben

Als Kleinunternehmer zahlen Sie auf jeden Einkauf die volle Umsatzsteuer, ohne sie zurückzubekommen. Wenn Sie regelmäßig Hardware, Software, Ausstattung oder Dienstleistungen einkaufen, kann der Vorsteuerabzug mehrere Hundert oder Tausend Euro im Jahr ausmachen.

Ihr Geschäft wächst absehbar

Wenn Sie absehen können, dass Sie eine der Grenzen bald erreichen, ist ein geplanter Wechsel zum Jahreswechsel angenehmer als ein erzwungener mitten im Jahr.

Kunden in anderen EU-Ländern

Für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern brauchen Sie in der Regel eine USt-IdNr. Die bekommen Sie auch als Kleinunternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern. Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist dafür nicht nötig. Ob die Kleinunternehmerregelung bei Ihren Auslandsumsätzen sinnvoll bleibt, sollten Sie aber mit einem Steuerberater klären.

Rechnung erstellen: Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung

Rechnung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer enthält Ihre Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung und weist keine Umsatzsteuer aus:

Leistungsbeschreibung: Webdesign-Projekt
Rechnungsbetrag: 2.000,00 EUR
Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Rechnung mit Regelbesteuerung

Nach dem Wechsel weisen Sie die Umsatzsteuer gesondert aus:

Leistungsbeschreibung: Webdesign-Projekt
Nettobetrag: 2.000,00 EUR
Umsatzsteuer (19 %): 380,00 EUR
Rechnungsbetrag: 2.380,00 EUR

Was sich auf Ihren Rechnungen ändert

Element	Kleinunternehmer	Regelbesteuerung
Umsatzsteuer-Ausweis	Nein	Ja (19 % oder 7 %)
Hinweis auf § 19 UStG	Pflicht	Entfällt
Steuernummer oder USt-IdNr	Pflicht	Pflicht
Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag	Nein	Pflicht
Vorsteuerabzug möglich	Nein	Ja

Die vollständigen Pflichtangaben stehen im Leitfaden zu professionellen Rechnungen.

Praxistipp: Prüfen Sie laufende Angebote und Verträge. Haben Sie Festpreise vereinbart, klären Sie, ob die Umsatzsteuer zusätzlich berechnet wird oder im vereinbarten Preis enthalten ist.

Schritt für Schritt: So wechseln Sie zur Regelbesteuerung

Schritt 1: Den Zeitpunkt klären

Pflichtwechsel: Die Regelbesteuerung beginnt am 1. Januar nach einem Vorjahr über 25.000 Euro, oder mit dem Umsatz, der die 100.000 Euro überschreitet. Sie müssen nichts beantragen.
Freiwilliger Verzicht: Sie erklären ihn gegenüber dem Finanzamt. Er wirkt ab Beginn des Kalenderjahres, für das er gelten soll, und bindet Sie fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Sie können ihn bis Ende Februar des übernächsten Jahres erklären. Den Verzicht für 2026 also bis zum 29. Februar 2028.

Schritt 2: USt-IdNr beantragen, falls nötig

Brauchen Sie eine USt-IdNr, etwa für Kunden in anderen EU-Ländern, beantragen Sie sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Für Inlandsumsätze genügt die Steuernummer auf der Rechnung.

Schritt 3: Rechnungsvorlagen anpassen

den Hinweis auf § 19 UStG entfernen
Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer ausweisen
Steuernummer oder USt-IdNr angeben

Schritt 4: Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorbereiten

Wie oft Sie Voranmeldungen abgeben, richtet sich nach der Umsatzsteuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG):

mehr als 9.000 Euro: monatlich
bis 9.000 Euro: vierteljährlich

Die Regel, nach der in den ersten beiden Jahren monatlich abzugeben ist, gilt nur für Unternehmen, die ihre Tätigkeit neu aufnehmen. Wer als Kleinunternehmer schon tätig war, fällt nicht darunter. Welcher Zeitraum für Sie gilt, teilt Ihnen das Finanzamt mit. Fragen Sie im Zweifel nach.

Fristen: Die Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig. Mit einer Dauerfristverlängerung haben Sie einen Monat mehr Zeit.

Schritt 5: Buchhaltung anpassen

Mit der Regelbesteuerung müssen Sie:

für jede Einnahme und Ausgabe den Steuersatz erfassen
Vorsteuer nur aus ordnungsgemäßen Rechnungen abziehen
die Umsatzsteuer in Ihrer EÜR als Einnahme und die Vorsteuer und Zahlungen ans Finanzamt als Ausgaben führen

Schritt 6: Vorsteuerberichtigung prüfen

Haben Sie als Kleinunternehmer größere Anschaffungen gemacht, die Sie nach dem Wechsel weiter nutzen, etwa einen Firmenwagen oder teure Technik, kann der Wechsel eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG auslösen (Abschn. 15a.2 Abs. 2 UStAE). Dann können Sie einen Teil der damals gezahlten Umsatzsteuer nachträglich geltend machen, anteilig für die restliche Nutzungszeit. Umgekehrt gilt das auch beim Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung: Dann kann ein Teil der abgezogenen Vorsteuer zurückzuzahlen sein.

Die Berichtigung entfällt, wenn die Vorsteuer auf das Wirtschaftsgut 1.000 Euro nicht übersteigt (§ 44 Abs. 1 UStDV). Bei höheren Beträgen lohnt es sich, die Berechnung vom Steuerberater prüfen zu lassen. Er braucht dafür die Rechnungen der betroffenen Anschaffungen und das Datum, ab dem Sie sie nutzen.

Schritt 7: Kunden informieren

Informieren Sie bestehende Kunden über die Änderung, besonders Privatkunden. Für sie wird Ihre Leistung 19 % teurer, es sei denn, Sie senken Ihren Nettopreis. Geschäftskunden betrifft die Änderung meist nicht, da sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.

Rechenbeispiel: Lohnt sich der freiwillige Wechsel?

Szenario: Freelance-Entwickler

Jahresumsatz: 18.000 Euro netto
Jährliche Geschäftsausgaben: 5.950 Euro brutto, davon 950 Euro Umsatzsteuer
Kundenstruktur: 80 % Geschäftskunden, 20 % Privatkunden

Als Kleinunternehmer:

Einnahmen: 18.000 Euro
Ausgaben: 5.950 Euro, Umsatzsteuer voll bezahlt
Ergebnis: 12.050 Euro

Mit Regelbesteuerung, alle Kunden zahlen 19 % zusätzlich:

Einnahmen: 18.000 Euro netto, dazu 3.420 Euro Umsatzsteuer, die Sie an das Finanzamt abführen
Ausgaben: 5.000 Euro netto, 950 Euro Vorsteuer bekommen Sie zurück
Umsatzsteuer-Zahllast: 3.420 − 950 = 2.470 Euro
Ergebnis: 13.000 Euro

Vorteil: 950 Euro im Jahr, die erstattete Vorsteuer. Je höher Ihre Ausgaben, desto größer der Vorteil.

Das gilt aber nur, wenn alle Kunden die Umsatzsteuer zusätzlich zahlen. Bei den Privatkunden müssen Sie abwägen: Entweder steigt der Preis um 19 %, oder Sie senken den Nettopreis. Behalten Sie bei den 20 % Privatkunden (3.600 Euro) den Bruttopreis bei, entgehen Ihnen rund 575 Euro, und der Vorteil schrumpft auf etwa 375 Euro.

Häufige Fehler beim Wechsel

1. Laufende Verträge nicht anpassen

Haben Sie Festpreise ohne Umsatzsteuer-Klausel vereinbart, kann der Wechsel teuer werden. Klären Sie vorher, ob Sie die Umsatzsteuer aufschlagen können oder aus der eigenen Marge zahlen.

2. Die erste Voranmeldung verpassen

Die erste Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf Ihres ersten Voranmeldungszeitraums als Regelbesteuerer fällig. Wer sie vergisst, riskiert Verspätungs- und Säumniszuschläge.

3. Rechnungen ohne Umsatzsteuer weiterschreiben

Schreiben Sie nach dem Wechsel weiter Rechnungen ohne Umsatzsteuer, schulden Sie die Steuer trotzdem, und zwar aus dem Bruttobetrag heraus. Ihre Kunden können ohne ausgewiesene Steuer keine Vorsteuer abziehen. Rechnungen, die Sie vor dem Wechsel korrekt gestellt haben, bleiben gültig.

4. Den Verzicht unterschätzen

Ein freiwilliger Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Überlegen Sie gut, ob der Wechsel langfristig sinnvoll ist. Für einen Pflichtwechsel wegen Überschreitens der Grenzen gilt diese Bindung nicht: Liegen Sie wieder unter beiden Grenzen, gilt die Kleinunternehmerregelung automatisch wieder.

Checkliste für den Wechsel

3 Monate vorher: Umsatz prüfen, Entscheidung treffen, bei Unklarheiten Steuerberater fragen
Falls nötig: USt-IdNr beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen
1 Monat vorher: Rechnungsvorlagen anpassen, Buchhaltungssoftware umstellen, Kunden informieren
Am Stichtag: erste Rechnung mit Umsatzsteuer
Größere Anschaffungen der letzten Jahre: Vorsteuerberichtigung prüfen
Nach dem ersten Zeitraum: erste Voranmeldung abgeben
Nach Jahresende: Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben

Wie Solobooks den Wechsel erleichtert

Den Wechsel stellen Sie in Solobooks in den Umsatzsteuer-Einstellungen um. Danach:

Rechnungen mit Umsatzsteuer: Sie wählen den Steuersatz für jede Position, und Solobooks rechnet Netto, Umsatzsteuer und Brutto aus. Als Kleinunternehmer setzt Solobooks den Hinweis auf § 19 UStG automatisch.
Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an ELSTER: Solobooks erstellt die Voranmeldung für jeden Zeitraum aus Ihren Buchungen. Sie prüfen die Werte und übermitteln sie direkt an das Finanzamt.
DATEV-Export: für Ihren Steuerberater.

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Häufig gestellte Fragen

Kann ich als Kleinunternehmer freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln? Ja, durch eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Der Verzicht gilt ab Beginn eines Kalenderjahres und bindet Sie mindestens fünf Jahre.

Ab wann muss ich Umsatzsteuer auf meinen Rechnungen ausweisen? Ab dem 1. Januar des Jahres, für das Sie verzichten, ab dem 1. Januar nach einem Vorjahresumsatz über 25.000 Euro, oder sofort ab dem Umsatz, mit dem Sie die 100.000-Euro-Grenze überschreiten.

Muss ich meine alten Rechnungen korrigieren? Nein. Rechnungen, die Sie als Kleinunternehmer korrekt ausgestellt haben, bleiben gültig.

Was passiert mit laufenden Projekten zum Wechselzeitpunkt? Grundsätzlich entscheidet, wann Sie die Leistung erbracht haben. Leistungen vor dem Wechsel bleiben steuerfrei, auch wenn der Kunde später zahlt. Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die 100.000-Euro-Grenze überschreiten: Dann ist schon der vereinnahmte Umsatz steuerpflichtig, der die Grenze überschreitet.

Muss ich nach dem Wechsel monatlich Voranmeldungen abgeben? Nur, wenn Ihre Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro lag. Sonst vierteljährlich. Die monatliche Pflicht für Gründer gilt beim Wechsel nicht.

Brauche ich für Geschäfte in der EU die Regelbesteuerung? Nicht für die USt-IdNr. Die können auch Kleinunternehmer beantragen.

Brauche ich einen Steuerberater für den Wechsel? Nicht zwingend. Sinnvoll ist er bei laufenden Festpreisverträgen, bei Auslandsumsätzen und wenn eine Vorsteuerberichtigung für größere Anschaffungen in Frage kommt.

Quellen

Stand: 30. Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Gesetzestexte und amtliche Angaben ändern sich — im Zweifel gilt die jeweils aktuelle Fassung.

Zuletzt aktualisiert: 30. Oktober 2026